Volgens de Archiefwet en Woo (Wet open overheid) moeten chatberichten met overheidsinformatie duurzaam toegankelijk zijn. Maar vooralsnog heeft de Rijks- of lokale overheid geen of zeer weinig controle over het (her)gebruik, de opslag, vindbaarheid en toegankelijkheid van deze berichten.
Dat móet anders. In dat kader heeft het RDDI (Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding)-project Chatarchivering samen met vier departementen een technische voorziening getest waarmee de zakelijke chatberichten van sleutelfunctionarissen (schaal 16 en hoger) geautomatiseerd worden gearchiveerd.
De pilot heeft uitgewezen dat het beoogde chatbeleid inderdaad uitvoerbaar is in de praktijk.
Aan de slag
De gemeente Nunspeet heeft nog niet een dergelijk beleid maar kan nu direct aan de slag met:
- Formuleren van tijdelijk beleid voor handmatige archivering van chatberichten
- Bewustwording en instructie aan medewerkers
- Starten met een verkenning naar structurele, technische oplossingen (eventueel samen met andere gemeenten)
- Volgen en aansluiten bij landelijke ontwikkelingen en pilots
- Zorgen voor compliance (Algemene Verordening Gegevensbeheer, Archiefwet) en uitvoeren van een DPIA. Een DPIA (Data Protection Impact Assessment) is een privacy-onderzoek dat helpt om privacyrisico’s te vinden en te verkleinen voordat je met persoonsgegevens aan de slag gaat
Belangrijk
Het rapport benadrukt dat wachten op een perfecte technische oplossing niet wenselijk is. Begin met tijdelijke maatregelen, werk aan bewustwording en blijf aansluiten bij landelijke ontwikkelingen.
Over drie maanden gaan we de gemeente Nunspeet vragen hoe ver ze zijn.
0 reacties