Foto: College en raad Nunspeet | Nunspeetse Buizerd
De “verdwenen” WhatsApp-communicatie van wethouder Groothuis (SGP) over de kwestie Hardenbrinkweg Nunspeet, onthult een ander, veel groter en structureel, probleem. Uit onderzoek door journalist Sandra Bonestroo, blijkt dat de gemeente Nunspeet al jarenlang de Archiefwet overtreedt.
Archiefwet
De Archiefwet vereist dat alle informatie die ontvangen of opgemaakt wordt bij de uitvoering van overheidstaken bewaard moet worden, ongeacht de vorm. Daartoe behoren ook digitale tekstberichten. Of het nu gaat om de besluitvorming over nieuw beleid of de uitvoering van gemeentelijke diensten, alle relevante informatie moet worden gearchiveerd.
De Raad van State deed in 2019 uitspraak dat de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) -nu de Wet open overheid (Woo)- van toepassing is op sms- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid. Ongeacht of deze berichten op de zakelijke of privé telefoon van een bestuurder of ambtenaar staan. Dat maakt het des te belangrijker om tekstberichten goed te archiveren.
Archiefbeleid tekstberichten ontbreekt
Sander Kouwenberg, fractievoorzitter PvdA/GL, stelde tijdens de onlangs gehouden commissievergadering Algemeen Bestuur, kritische vragen aan burgemeester Céline Blom. “Wist het college op het moment van communicatie dat deze berichten niet verwijderd hadden mogen worden? En wat is de consequentie als een wethouder communicatie verwijdert als dit niet mag?”
Blom doet de beantwoording van de vragen van Kouwenberg af met: “Iets wat er niet is, dat kun je niet geven. Het appje (red: met meerdere berichten) is er niet meer. En daar zullen we beleid op moeten maken. Maar dat is er nog niet.” Daarbij verwijst ze naar de Archiefwet. Op de vraag wat de consequentie is voor wethouder Groothuis, geeft de burgemeester geen antwoord.
Selectielijst
Tekstberichten moeten bewaard worden volgens de termijnen vastgelegd in de Selectielijst 2020, opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Deze Selectielijst bevat regels voor het bewaren en vernietigen van gemeentelijke archiefbescheiden, ongeacht of ze digitaal of op papier zijn. De gemeente Nunspeet wordt expliciet genoemd in deze lijst. De VNG blijkt het college van burgemeesters en wethouders én de gemeenteraad van Nunspeet al op 25 september 2020 per brief over de uitspraak van de Raad van State, de Archiefwet en de Selectielijst te hebben geïnformeerd. Wethouder Groothuis maakte toen deel uit van het college.
Nalatig
Het niet bewaren van digitale berichten en het ontbreken van beleid hierover is in strijd met de Archiefwet. Het gedrag en de handelswijze van de gemeente Nunspeet roept daarmee ernstige vragen op over behoorlijk bestuur want hierdoor ontstaat een gebrek aan transparantie, dreigt informatieverlies en kunnen burgers, raadsleden en pers hun controlerende taak niet goed uitvoeren. Wat integriteitsrisico’s betreft kan het selectief bewaren of verwijderen van berichten leiden tot percepties van belangenverstrengeling of machtsmisbruik.
Wantrouwen
Ondernemers dienen zich te houden aan allerlei wetten, bijvoorbeeld agrariërs en de wet stikstofreductie en natuurverbetering. Van gemeenten mag verwacht worden dat zij minstens even streng zijn in de naleving van de Archiefwet. Het risico van wantrouwen en reputatieschade richting het Nunspeetse gemeentebestuur neemt op deze wijze toe.
Tijdelijke maatregelen
Zelfs als de gemeente Nunspeet nog bezig is met het opstellen van beleid, zou zij direct moeten stoppen met het verwijderen van berichten die betrekking hebben op de uitvoering van overheidstaken. Daarnaast zou zij tijdelijke maatregelen moeten nemen om alle relevante digitale berichten veilig te stellen. Op de vraag, deze week, van Bonestroo; ‘krijgen vanaf heden alle wethouders en andere politieke ambtsdragers, voor wie bovenstaande geldt, in ieder geval de opdracht om alle berichten via WhatsApp, Signal, Telegram en sms, te archiveren en, eenmaal per week bijvoorbeeld, deze chats te laten exporteren zodat deze berichten bewaard worden door de gemeente Nunspeet?’, geeft de gemeente geen concreet antwoord.
Handreiking
Om de gemeente te ondersteunen bij de archivering van tekstberichten heeft de VNG reeds in 2020, samen met haar brief, een handreiking opgesteld. Deze handreiking was voor medewerkers en projectleiders die betrokken waren bij archivering en informatiebeheer. De VNG had een stappenplan voor bestuurders erbij gedaan hoe zij berichten moesten bewaren op hun mobiele telefoon. En hoe de gebruiker van de berichten zorg kon dragen voor de export van de informatie naar een gemeentelijk archiveringssysteem. De gemeente Nunspeet kreeg ook de mogelijkheid om de handreiking in de praktijk te testen door een proefopstelling waarin met behulp van software snel en gemakkelijk tekstberichten op een telefoon konden worden uitgelezen. En met behulp van kunstmatige intelligentie-software, berichten voor archivering werden geselecteerd.
Verantwoordelijk
Als zorgdrager, is het college van burgemeester en wethouders bestuurlijk eindverantwoordelijk voor de naleving van de Archiefwet en de correcte toepassing van de Selectielijst. Op ambtelijk niveau is de gemeentesecretaris eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het archiefbeheer.
0 reacties